راه کارهایی برای اجتناب از عملکرد کابوس بار حسابداری در شرکت های کوچک

Image result for How Small Businesses Can Avoid An Accounting Horror Show

 

حتی بزرگترین شرکت ها نیز گاهی اوقات حسابداری را بیش از حد ساده می پندارند. در هفته های اخیر تعدادی از شرکت های مشهور انگلیسی با بروز اشتباهات حسابداری، خود را در معرض خطر قرار داده اند. از نمونه های بارز می توان به شرکت Ted Baker اشاره کرد که در گزارش مالی ماه اخیر خود، حدود ۲۵ میلیون پوند بیش نمایی موجودی انبار داشته است. یا شرکت خدمات لجستیک و حمل و نقل Eddie Stobart که به تازگی از خطر ورشکستگی نجات یافته، در گزارشات مالی سال ۲۰۱۸ خود خطای ۲ میلیون پوندی داشته است.

حال باید پرسید که چه راه کاری برای شرکت های کوچک و متوسط وجود دارد، تا از افتادن در چنین حفره های مالی اجتناب کنند. اگر شرکت های بزرگتر با وجود حسابداران ماهر و گران قیمت باز هم دچار خطا و لغزش می شوند، پس شرکت های کوچک تر که اغلب خودشان امور مالی و حسابداری را بر عهده می گیرند چه امیدی داشته باشند؟

اینها مسائل مهمی هستند که اکنون برای بسیاری از کسب و کارهای کوچک حائز اهمیت است. حیاتی ترین زمان برای شرکت ها همان پایان سال مالی شرکت است. که به طور مثال در انگلستان این زمان ۳۱ دسامبر است. این زمانی است که شرکت ها موظف اند تا صورت های مالی خود را آماده کرده و حساب های خود را بایگانی کنند. بروز اشتباهات و حذفیات در این مرحله می تواند هزینه زا باشد. در این مقاله راه کارهای ضروری برای جلوگیری از بروز مشکلات در ارائه گزارشات مالی در پایان سال را با هم بررسی می کنیم.

 

به امور شرکت نظم بدهید.

شرکت داری خوب می تواند بسیاری از مشکلات شما را در پایان سال حل کند. حال منظور از شرکت داری چیست؟ اگر شما در ابتدای سال مستندات و سوابق خود را به خوبی حفظ و ذخیره کنید، تنظیم امور شرکت تا پایان سال برای شما آسان تر می شود. در عمل، این کار به معنای تشکیل پرونده هایی همچون صورت های بانکی، گزارش پرداخت ها و کلیه ی صورت حساب ها به گونه ای است که در صورت نیاز بتوانید به آسانی به آنها مراجعه کنید. استفاده از یک بسته ی نرم افزاری حسابداری ساده نیز می تواند در این زمینه به شما کمک کند. هرچند، بسیاری از کسب و کارها هنوز سوابق خود را به صورت دستی نگه داری می کنند.

شما همچنین باید تعدادی از وظایف شرکت داری را مدیریت کنید. برای مثال اقلام تعهدی، استهلاک و پیش پرداخت از پیش تعیین شده را محاسبه کنید. جزئیات از یک کسب وکار به کسب وکار دیگر متفاوت خواهند بود. اما ممکن است شامل بازبینی، مرور ارزش دارایی های نامشهود، مقررات بدهی های مشکوک الوصول، حسابداری برای بدهی های مشروط، محاسبات مالیاتی معوق ومواردی از این دست باشد. برخی از این جزئیات می توانند دردسر ساز باشند.

 

برنامه ریزی مشخص داشته باشید

انجام امور را اصطلاحا به دقیقه ۹۰ موکول نکنیند. هر چه سریعتر به بررسی و بایگانی سوابق و مستندات مالی شرکت بپردازید بهتر است. شرکت ها و کسب و کارهای کوچک نیازی نیست تا بیش از سه تا ۶ ماه پس از سال مالی، برای بررسی و ثبت پرونده های مالی منتظر بمانند. می توانید حتی زودتر از این بازه زمانی نیز پرونده مالی خود را تکمیل کنید. زیرا هر چه زودتر به حساب های خود رسیدگی کنید زمان بیشتری برای کشف و رفع مشکلات خواهید داشت.

رسیدگی به برخی از امور ممکن است بیش از آنچه انتظار دارید برای شما وقت گیر باشند. به عنوان مثال یادداشت های توضیحی مربوط به حساب های مالی، که حسابداران همواره از پیچیده بودن آنها گله می کنند. در صورت استفاده از حسابدار حرفه ای به خاطر داشته باشید که همواره باید برای ملاقات با آنها و پاسخ دادن به هر گونه سوال وقت بگذارید.

همچنین این یک فرصت برای شما نسبت به فکر کردن در مورد آینده است. آیا امور مالی شرکت شما در کوتاه مدت و میان مدت تغییر قابل توجهی خواهد کرد و چگونه باید از منظر حسابداری برای آن برنامه ریزی کرد؟

Related image

 

مبالغ و هزینه ها را بررسی کنید.

هنگامی که فکر می کنید رسیدگی به حساب های خود را تمام کرده اید، ارزش دارد تا مدتی وقت بگذارید تا با فاصله دوباره آنها را مرور کنید. هنگامی که در اعداد و ارقام غوطه ور هستید پیدا کردن حتی یک خطای ساده نیز دشوار است. اما با یک قدم فاصله گرفتن و دیدن تصویر در نمای بزرگتر اشتباهات و خطا ها بهتر خودشان را به شما نشان می دهند.

حساب های امسال خود را با سال گذشته مقایسه کنید. آیا حس می کنید که تفاوت بین این دو طبیعی است یا نکته ی عجیبی درآن وجود دارد؟  برخی از اصول اولیه را بررسی کنید. به عنوال مثال ستون های بدهکار و بستانکار یا استهلاک. همچنین مهم است که در مورد اینکه آیا خط مشی های حسابداری شما مناسب هستند فکر کنید. اگر شغل شما نسبت به سال قبل تغییر چشمگیری داشته باشد، همچون تغییر در ساختار یا در مالکیت سرمایه شرکت، نیاز دارید تا در خطی مشی خود تجدید نظر کنید.

و در آخر اگر تا به حال از فناوری های دیجیتال بی بهره بوده اید به استفاده از آنها فکر کنید. ابزار هایی همچون نرم افزار های حسابداری و مدیریت اسناد هزینه ای می توانند ارائه گزارشات مالی پایان سال شما را ساده تر کنند بدون اینکه هزینه های سنگینی را بر دوش شما بگذارند.

 

 

 

دسامبر 19, 2019

۰ پاسخ به "راه کارهایی برای اجتناب از عملکرد کابوس بار حسابداری در شرکت های کوچک"

ارسال یک پیام

کلیه حقوق این سایت متعلق به گروه نرم افزاری بامداد می باشد. آدرس: تهران، سهروردی شمالی، بالاتر از بهشتی پلاک 541 تلفن: 88522294-88522416