ارتباطات تجاری چیست و چه نقشی در بهبود عملکرد یک سازمان یا یک کسب و کار دارد؟

ارتباطات نه انتقال پیام است و نه خود پیام. بلکه یک درک متقابل است که از گیرنده سرچشمه می گیرد. ارتباطات باید در کسب و کار مؤثر باشد. ارتباطات جوهر مدیریت است. کارکردهای اساسی مدیریت (برنامه ریزی ، سازماندهی ، هدایت و کنترل کارکنان) بدون ارتباط تجاری موثر نمی تواند انجام شود.

ارتباطات تجاری شامل جریان مداوم اطلاعات است. بازخورد بخش جدایی ناپذیر در ارتباطات تجاری است. امروزه سازمان ها بسیار وسیع هستند و شامل افراد بسیار زیادی می شوند. سطوح مختلفی از سلسله مراتب اداری در یک سازمان وجود دارد.هر چه تعداد این سطوح بیشتر باشد کار مدیریت سازمان دشوار تر است. ارتباطات در اینجا نقش مهمی در فرآیند کنترل و هدایت افراد درون سازمان ایفا می کند. باید بین روسا و اعضای سازمان، بین سازمان و جامعه در سطح کلان ( بطور مثال بین مدیریت و اصناف تجاری) ارتباط وجود داشته باشد. این امر برای موفقیت و رشد یک سازمان ضروری است. نباید در هیچ سازمانی شکاف وخلا ارتباطی وجود داشته باشد.

ارتباط تجاری هدف محور است. قواعد، مقررات و سیاست‌های یک شرکت باید به افراد درون و خارج از سازمان ابلاغ شود. ارتباطات تجاری براساس قوانین و قواعد خاص تنظیم می‌شوند. درابتدا ارتباطات  محدود به کاغذ، تماس‌های تلفنی و غیره بود. اما اکنون با ظهور فناوری ما تلفن‌های همراه، کنفرانس ویدیویی، ایمیل، ارتباطات ماهواره‌ای برای پشتیبانی از ارتباطات تجاری خود در اختیار داریم. ارتباط تجاری موثر به ایجاد حسن ‌نیت یک سازمان کمک می‌کند.

ارتباطات تجاری به دو صورت انجام می گیرد:

  • ارتباطات گفتاری: ارتباطات گفتاری می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد. بطور کلی ارتباطات تجاری رسمی شامل مواردی نظیر: جلسات، مصاحبه ها، بحث های گروهی، سخنرانی ها ومواردی از این دست می شود. یک مثال ارتباط غیر رسمی نیز می تواند انتقال شایعات در درون یک سازمان باشد.
  • ارتباطات نوشتاری: ارتباطات نوشتاری شامل مواردی همچون دستور کار، گزارش ها، نامه ها و بخشنامه های اداری و سایر موارد است.

فواید ارتباطات گفتاری:

سطح بالایی از درک متقابل و شفافیت در ارتباط گفتاری وجود دارد.

هیچ عنصری از انعطاف ‌ناپذیری در ارتباط شفاهی وجود ندارد. انعطاف‌ پذیری به ایجاد تغییر در تصمیمات پیشین کمک می کند.

بازخورد آنی  در ارتباطات شفاهی کمک می کند تا تصمیم گیری با سرعت و بدون هیچ تاخیری انجام گیرد.

ارتباط گفتاری فقط صرفه جویی در زمان نیست. بلکه در هزینه و تلاش نیز صرفه جویی می شود.

ارتباط گفتاری می تواند در مورد انتقال اطلاعات محرمانه و خصوصی مورد استفاده قرار بگیرد.

ارتباط گفتاری برای کار گروهی و حفظ انرژی افراد گروه ضروری است.

معایب/محدودیت های ارتباطات گفتاری:

اتکای صرف به ارتباطات گفتاری در ارتباطات تجاری رسمی و سازمان یافته ممکن است کافی نباشد.

ارتباطات گفتاری از درجه اعتبار کمتری نسبت به ارتباطات نوشتاری برخوردار است، چرا که غیر رسمی بوده و به اندازه ارتباط نوشتاری سازمان دهی نشده اند.

برقراری ارتباط زبانی آسان نیست در نتیجه ارتباطات گفتاری ناپایدار هستند.

ارتباط گفتاری میزان قابل توجهی از درک و پذیرش شنونده را می طلبد.

ارتباطات گفتاری ممکن است باعث بروز سوتفاهم برای مخاطب شود. زیرا اطلاعات کامل نیست و ممکن است فاقد برخی از موارد مهم ضروری باشد.

فواید ارتباطات نوشتاری:

ارتباط نوشتاری به تنظیم اصول، سیاست ها و قوانین مورد نیاز برای اداره یک سازمان کمک می کند.

یک ابزار دایمی برای ارتباطات بوده و در جایی که نیاز به نگهداری از سوابق است، بسیار مفید و کاربردی است.

ارتباطات نوشتاری به تفویض مناسب اختیارات کمک می کند. در حالیکه در ارتباط شفاهی تعیین و تفویض مسئولیت ها ممکن نیست زیرا ممکن است مورد امتناع یا تغییر نظر گوینده قرار بگیرد.

ارتباط نوشتاری دقیق و صریح تر است.

در مباحث حقوقی دفاع قانونی معمولا بر پایه ارتباطات نوشتاری است زیرا سوابق معتبر و قابل استنادی ارائه می دهد.

ارتباط نوشتاری موثر، تصویر یک سازمان را توسعه داده و تقویت می‌کند.

معایب ارتباطات نوشتاری:

ارتباط نوشتاری درهزینه‌ ها صرفه ‌جویی نمی‌کند. هزینه های مرتبط با خرید لوازم‌ التحریر و نیروی انسانی استخدامی برای نوشتن / تایپ و تحویل نامه بسیار زیاد است.

همچنین اگر گیرنده پیام از شما دور باشد در صورت بروز شک و شبهه ارسال پاسخ فوری مقدور نیست.

ارتباط نوشتاری فرآیندی زمان بر بوده و فاقد بازخورد آنی است.

ارتباط نوشتاری موثر نیازمند مهارت بالای زبانی و دانش واژگان کاربردی است. مهارت پایین در نگارش و عدم کیفیت نوشتاری می تواند تاثیرات منفی برای اعتبار یک سازمان داشته باشد.

جولای 31, 2019

۰ پاسخ به "ارتباطات تجاری چیست و چه نقشی در بهبود عملکرد یک سازمان یا یک کسب و کار دارد؟"

ارسال یک پیام

کلیه حقوق این سایت متعلق به گروه نرم افزاری بامداد می باشد. آدرس: تهران، سهروردی شمالی، بالاتر از بهشتی پلاک 541 تلفن: 88522294-88522416