از زمانی که کامپیوترها در محاسبات حسابداری و ثبت دفاتر حضور اساسی یافته اند، به منظور سهولت در کار، شماره گذاری و کدگذاری حساب های مورد عمل به صورت یک ضرورت اساسی مطرح شده است.
زیرا معرفی حساب ها با یک شماره رمز یا کد آسانتر از درج کامل نام و عنوان حساب می باشد، این کار ضمن ایجاد سرعت در کار، از بروز اشتباهات چشمی به نحو کاملا موثری جلوگیری می کند. انجام کدگذاری حساب ها در هر شرکت یا موسسه بر اساس نیازهای آن مجموعه پیش بینی و طراحی می شود.
مثال:
صندوق ۱۱۱
بدهکاران ۱۱۲
اسناد دریافتنی ۱۱۳
موجودی کالا ۱۱۴
در این مثال شیوه کدگذاری به روش شماره گذاری و به شرح زیر است:
۱- دارایی ها
۱-۱ دارایی های جاری
۱-۱-۱ صندوق
نکته: حساب ها به ترتیبی که در صورتهای مالی انعکاس می یابند شماره گذاری می شوند، یعنی ابتدا دارایی ها، سپس بدهیها و سرمایه و بعد از آن درآمدها و هزینه ها آورده میشوند. در انتها حسابهای انتطامی قرار میگیرند.
از آنجا که امروزه اکثر شرکتها و موسسات از یک نرم افزار حسابداری برای کار مالی خود استفاده میکنند، بهتر دیدم مطلب کدینگ حسابداری را بر اساس نرم افزار بامداد توضیح دهم. با یادگیری این مبحث، با بسیاری از نرم افزارهای ویژه شرکتها میتوانید به راحتی کار کنید.
حساب ها در نرم افزار حسابداری بامداد
در نرم افزار بامداد حسابها به ترتیب زیر تعریف می شوند:
گروه: گروههای اصلی حسابها مانند دارایی‌ها و بدهیها در این سطح نگهداری میشوند. مجموعاً نه گروه حساب قابل تعریف است.
حساب کل:در هر گروه اصلی تعدادی حساب کل تعریف میشود. طول کد گروه بر اساس نیاز کاربر میتواند یک یا دو رقمی باشد. پس ۹ یا ۹۹ کل در هر گروه قابل تعریف است. مثال: گروه :دارایی – کل دارایی جاری و ….
حساب معین:با احتساب ۲ رقم برای حساب معین، در هر حساب کل می‌توان ۹۹ حساب معین تعریف نمود. حسابهای معین در این سیستم به دو دسته تقسیم میشوند:
-حسابهای معین تفصیل پذیر:
هر کدام از این حسابها با تعدادی گروه تفصیلی در ارتباط است. این دسته از حسابها را نمی‌توان در سطح معین در اسناد استفاده نمود.
-حسابهای معین بدون تفصیل:
این دسته از حسابها دارای جزء دیگری نیستند و در سطح معین در اسناد بکار می‌روند.
گروه تفصیلی
گروههای تفصیلی به عنوان یک گروه‌بندی بر روی حسابهای تفصیلی بکار می‌روند و ارتباط بین حسابهای معین و تفصیلی شناور را برقرار میکنند. هر گروه تفصیل در بر گیرنده تعدادی حساب تفصیلی است که از نظر ماهیت همه آنها ماهیت یکسان دارند.
برای تعریف حسابهای تفصیلی ذیل یک حساب معین، کافی است مشخص نماییم که این حساب معین با چه گروههای تفصیلی مرتبط است. وجود گروههای تفصیلی و دسته‌بندی حسابهای تفصیلی توسط این گروه‌ها، ارتباط بین حسابهای معین و تفصیلی را آسان می‌کند و کمک می کند شما بتوانید از یک گروه تفصیلی در بیش از یک معین استفاده کنید.
استفاده مناسب از گروه تفصیلی، علاوه بر امکانات فوق، گزارش‌های متنوعی را در اختیار شما قرار می‌دهد و امکان پیاده‌سازی مفاهیمی‌از قبیل مراکز هزینه را فراهم می‌آورد.
مجموعا ۹۹ گروه تفصیلی در این سیستم قابل تعریف است.
حساب تفصیلی:در سطح آخر، حسابهای تفصیلی را ایجاد کنید. حسابهای تفصیلی جزئی ترین سطح حساب هستند. مثل نام پرسنل، نام اشخاص طرف حساب، نام شرکتهای طرف حساب و …
یک کدینگ کامل و استاندارد در سایت داریم که میتوانید از اینجا دانلود کنید.
در نرم افزار بامداد چگونه حسابها را ایجاد کنیم؟
منوی حسابها، کلیه امکانات لازم برای تعریف سطوح مختلف حسابها، همچنین ویرایش و حذف آنها را در اختیار کاربر میگذارد.
میتوانید هم از طریق «فهرست حسابها»هم از طریق «درخت حسابها» به ثبت اطلاعات بپردازید.
ابتدا گروه های اصلی حساب را ایجاد کنید.
نکته:
هنگام ایجاد گروه حساب، نوع گروه(ترازنامه ای، سود و زیانی )را مشخص کنید. این اطلاعات برای عملیات بستن حسابها لازم است.
در هر گروه حساب،حسابهای کل مرتبط را ایجاد کنید.
در هر حساب کل، معین های مرتبط را ایجاد کنید.
یادتان باشد، معین ها دو نوع هستند. معینهای تفصیل پذیر و معین های بدون تفصیل. معینهای تفصیل پذیر مستقیم به حساب تفصیلی مرتبط نمی شوند. پس، ابتدا گروههای تفصیلی را تعریف کنید.
حسابهای تفصیلی را در گروههای مرتبط قرار دهید. حالا گروه تفصیلی را به حساب معین، مرتبط کنید.
در نهایت، حسابهای تفصیلی را ایجاد کنید.
هر حساب تفصیلی را، در گروه خودش قراردهید . مثلا حساب تفصیلی تک تک پرسنلتان را در گروه تفصیلی کارکنان ایجاد کنید.
ارتباط هر حساب تفصیلی با معین، از طریق گروه تفصیلی برقرار میشود.پس هر حسابی که در گروه اضافه میکنید، خودبخود به معین مرنبط میشود.
-
افزودن یک یادداشت