دفاتر قانونی و تراز آزمایشی

یکی از کارهای مستمر و البته مهم هر حسابدار ثبت اطلاعات اسناد حسابداری در دفاتر قانونی است. طبق قانون تجارت،حسابدار باید کلیه رویدادهای مالی را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آنها توسط مقام مسئول، به دفاتر قانونی منتقل کند.

دفاتر حسابداری دو دسته هستند:

۱- دفاتر رسمی و قانونی که شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است.
۲- دفاتر غیررسمی یا کمکی که مهمترین آنها دفتر معین است.

دفاتر رسمی عبارتند از دفتر روزنامه و دفتر کل.

دفتر روزنامه

دفتری است که کلیه عملیات و معاملات مالی موسسه به ترتیب تاریخ وقوع باید در آن ثبت شود. در حقیقت اطلاعات هر سند حسابداری باید به دفتر روزنامه منتقل شود.
دفتر روزنامه دارای ستون های زیر است:

شماره سند: شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی در این ستون وارد می شود.

تاریخ: این تاریخ همان تاریخ صدور سند حسابداری است که توسط حسابدار به همان تاریخ در دفتر روزنامه ثبت میشود

شرح:سرفصلها و عناوین حسابهای بدهکار و بستانکار و نیز توضیح مختصری در خصوص رویداد مالی موردنظر با استفاده از آن چه که در سند حسابداری نوشته شده در ستون شرح بازنویسی خواهد شد.

ستون عطف: اقلامی که در در دفتر روزنامه ثبت می شود باید در دفتر دیگری به نام دفتر کل طبقه بندی شوند. این انتقال باید به ترتیبی انجام گیرد که اطمینان حاصل شود کلیه اقلام ثبت شده در دفاتر روزنامه به کل انتقال یافته اند. برای حصول چنین اطمینانی، شماره صفحه ای از دفتر کل که قلم مورد نظر در آن ثبت شده است در ستون عطف درج و ثبت میشود.

ستون بدهکار و ستون بستانکار: مبلغ بدهکار و بستانکار سند حسابداری در این ستونها درج می شود.

در نهایت جمع صفحات دفتر روزنامه در پایان هر صفحه باید درج و به ابتدای صفحه بعد منتقل شود.

 

دفتر کل

دفتر روزنامه با توجه به ماهیتش و شکل ثبت اطلاعات درآن، امکان تهیه صورت های مالی را فراهم نمی کند. مثلا نمی توان از روی آن، مانده یک حساب را در یک مقطع بدست آورد. به همین دلیل در حسابداری، دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می شود.
تمامی اطلاعات دفتر روزنامه، باید در دفتر کل ثبت شود. در دفتر کل، برای هر حساب، یک صفحه جداگانه در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحه مربوط به خودش نوشته می شود. بنابراین دفتر کل، دفتری است که حساب های یک موسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود.
کلیه معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه باید در هرماه و یا نهایتا تا پانزدهم ماه بعدی به دفتر کل منتقل شود.
دفتر کل شامل ستون های شماره سند، تاریخ، شرح، عطف، بدهکار، بستانکار و مانده است.

شماره سند: عبارت است از شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی.

تاریخ: تاریخ رویداد مالی است که در سند حسابداری درج شده است.

شرح:شرح مختصری از رویداد مالی مطابق با شرحی که در سند حسابداری آمده است

عطف: شماره صفحه دفتر روزنامه که مبلغ مربوطه از آن صفحه درج شده است.

بدهکار و بستانکار: مبلغ بدهکار یا بستانکار نیز از دفتر روزنامه وارد میشود.

مانده:در این ستون مانده حساب درج میشود. معمولا قبل از مانده ستونی وجود دارد که با نوشتن بد یا بس، مشخص میکنیم که مانده بدهکار است با بستانکار.

 مانده گیری در دفتر کل

برای مانده گیری هر حساب کافی است که جمع اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب را از یکدیگر کسر نمایید. به عبارت دیگر مانده حساب در دفتر کل در هر زمان عبارت است از مابه التفاوت جمع اقلام بدهکار و بستانکار ثبت شده در آن حساب تا آن مقطع.
اگر مانده بدهکار بیشتر باشد، ماهیت مانده بدهکار و در غیر اینصورت مانده بستانکار خواهد بود. معمولا در دفتر کل ستونی به نام تشخیص هم وجود دارد که ماهیت مانده حساب به صورت بد (بدهکار ) یا بس (بستانکار) در آن ثبت میشود.

تراز آزمایشی

در سیستم حسابداری دو طرفه ، هر معامله به مبلغ بدهکار و بستانکار مساوی در دفاتر ثبت می شود . اگر حساب ها به صورت صحیح ثبت و مانده گیری شده باشند ، جمع مانده های بدهکار حساب های دفتر کل باید با جمع مانده های بستانکار حساب ها مساوی باشد . یکی از وسایلی که حسابداران برای آزمون صحت مدارک حسابداری مورد استفاده قرار می دهند ، تراز آزمایشی است . تراز آزمایشی فهرستی است از مانده حساب های دفتر کل ، که معمولا” در پایان هر ماه تهیه می شود . تهیه تراز مزبور به به حسابداران امکان می دهد که از تساوی جمع مانده های بدهکار با جمع مانده های بستانکار اطمینان حاصل نمایند .

تراز آزمایشی ، جدولی است که مانده حسابهای دفتر کل در آن نوشته می شود . حساب ها به ترتیبی که در دفتر کل مرتب شده اند ، در تراز آزمایشی درج می شوند .

تراز آزمایشی دو هدف کلی زیر را تامین می کند :

الف ) اثبات تساوی اقلام بدهکار و بستانکار دفتر کل

ب ) فراهم آوردن اطلاعات لازم برای تهیه گزارش های مالی پایان دوره

اگر در تراز آزمایشی جمع ستون بدهکار با جمع ستون بستانکار مساوی نباشد ، بدیهی است که اشتباه یا اشتباهاتی رخ داده است . اشتباه مذکور می تواند ناشی از عوامل مختلفی از جمله ، اشتباه در تنظیم سند حسابداری ، ثبت دفتر روزنامه ، انتقال اقلام از دفترروزنامه به دفتر کل ، مانده گیری نادرست دفتر کل و انتقال اقلام از دفتر کل به تراز آزمایشی باشد

مشاهده همه افزودن یک یادداشت
شما
دیدگاه خود را وارد کنید
کلیه حقوق این سایت متعلق به گروه نرم افزاری بامداد می باشد. آدرس: تهران، سهروردی شمالی، بالاتر از بهشتی پلاک 541 تلفن: 88522294-88522416